Tahapan Dasar dan Manfaat Perencanaan

Proses perencanaan menggambarkan mengenai serangkaian langkah-langkah yang dapat dilalui secara sistematis. Setiap tahap perencanaan umumnya selalu melalui empat tahapan berikut ini :

Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
  • Menetapkan sasaran atau tujuan. Proses perencanaan dimulai dengan penetapan sasaran / tujuan atau goal kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan. Karena tanpa menentukan tujuan organisasi, penggunaan sumber daya-sumber daya oleh organisasi akan tidak efektif.
  • Merumuskan keadaan saat ini. Manajer perlu mengidentifikasi kondisi perusahaan saat ini, sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan. Hal ini perlu dilakukan mengingat perencanaan adalah menyangkut akan waktu yang akan dicapai di masa yang akan datang. Pada tahap ini manajer memerlukan informasi-informasi terutama yang berkaitan dengan keuangan dan data statistik.
  • Membuat alternatif. Yaitu menyusun daftar alternatif cara-cara untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Daftar alternatif ini hendaknya dibuat sebanyak mungkin untuk menghindari kekosongan cara mencapai sasaran / tujuan.
  • Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan. Hal ini perlu dilakukan mengingat kita perlu mengukur tingkat kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuan. Oleh karenanya, para personil dalam organisasi perlu mengetahui faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin berpotensi menimbulkan masalah sehingga kita dapat melakukan serangkaian antisipasi terhadap hal tersebut.
  • Mengembangkan rencana. Tahap akhir dari proses perencanaan adalah meliputi kegiatan mengembangkan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajer harus bisa menilai berbagai alternatif yang tersedia dan melakukan pemilihan alternative yang tersedia tersebut.

Manfaat dan Kelemahan Perencanaan  

Perencanaan memiliki banyak manfaat yang sangat strategis, di antaranya adalah :

  • Membantu manajer untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan organisasi yang terjadi.
  • Membantu identifikasi permasalahan penting yang terjadi.
  • Manajer dapat memahami gambaran secara keseluruhan operasional organisasi.
  • Memudahkan manajer untuk melakukan koordinasi dengan berbagai elemen dalam organisasi.
  • Dapat menetapkan tujuan secara lebih khusus, terperinci dan mudah untuk dipahami.
  • Meminimunkan kegiatan yang tidak pasti dan penghamburan sumber daya yang tidak perlu.
  • Menghemat waktu, pekerjaan dan biaya.

Sedangkan kelemahan perencanaan yang mungkin saja terjadi adalah :

  • Kegiatan yang terangkum dalam perencanaan kemungkinan berlebihan yang mengakibatkan implementasinya akan mengalami stagnasi.
  • Kadang-kadang kegiatan perencanaan memiliki kecenderungan untuk menunda kegiatan.
  • Seringkali perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk berkreativitas dan berinisiatif.
  • Kadang-kadang penyelesaian untuk suatu masalah tertentu dapat diselesaikan secara baik pada saat masalah tersebut muncul.
  • Beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.