Arsip Kategori: Manajemen

Tipe Perencanaan

Tipe Perencanaan

Menurut cara yang ditempuh, perencanaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa cara. Cara yang ditempuh dalam melakukan perencanaan akan menentukan muatan rencana dan bagaimana rencana terebut dapat diwujudkan.

Beberapa hal yang menjelaskan mengapa dalam melakukan perencanaan dapat dicapai dalam beberapa cara adalah :

  • Perbedaan tipe organisasi. Organisasi yang memiliki jenis yang berbeda, maka dengan sendirinya memiliki visi dan misi yang berbeda pula yang mengakibatkan perbedaan pendekatan perencanaan.
  • Waktu yang berbeda. Perencanaan untuk satu waktu dengan waktu yang lain tentulah amat berbeda. Hal ini dimungkinkan karena setiap waktu menyimpan kecenderungan, kondisi dan kebutuhan yang berbeda pulan. Bahkan untuk organisasi yang sama, perencanaan setiap waktu berbeda sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan setiap satuan unit kerja dalam organisasi tersebut.
  • Gaya kepemimpinan. Setiap manajer tentulah berlainan karaktaristik, kemampuan melakukan adaptasi lingkungan, kemampuan analisa dan pemikiran yang berbeda pula. Hal ini memungkinkan perbedaan cara membuat perencanaan organisasinya.

Setidaknya ada lima dasar pengklasifikasian perencanaan, yaitu :

  1. Bidang Fungsional, yaitu mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan sumber daya manusia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Contohnya adalah : rencana produksi suatu pabrik tentunya meliputi perencanaan mengenai kebutuhan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi, jadwal produksi dilaksanakan, jadwal perawatan mesin/alat dan lain-lain. Sedangkan rencana pemasaran meliputi kegiatan mengenai target penjualan dalam waktu tertentu (harian, pekanan, bulanan dll), program promosi yang ditempuh, sarana penjualan yang dipakai dan lain-lain.
  1. Tingkatan Organisasional, adalah termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan unit kerja organisasi. Teknik dan isi perencanaan berbeda untuk setiap tingkatan. Semakin ke atas suatu tingkatan manajemen, maka perencanaan akan semakin kompleks. Perencanan untuk keseluruhan organisasi akan lebih kompkelks dan rumit dibandingkan dengan perencanaan untuk satu satuan unit kerja.
  1. Sifat, meliputi faktor-faktor kompleksitas, tingkat kesulitan, jangka pendek/panjang, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, keterbukaan, ketersediaan biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Contohnya, rencana pengembangan produk umumnya bersifat rahasia, rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dan kualitatif, rencana personalia berkaitan dengan biaya dan lain-lain.
  1. Waktu, yaitu menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin pendek waktu yang dibutuhkan antara prediksi dan realisasi, maka akan semakin sedikit terjadinya kesalahan. Sebaliknya semakin lama rentang waktu antara rencana dan realisasi, maka kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar. Contohnya adalah tingkat kepastian mengenai rencana pembangunan perkebunan baru dua belas tahun yang akan datang, lebih rendah dibandingkan rencana untuk pindah kantor operasional seminggu lagi.
  1. Unsur-unsur rencana, merupakan hal-hal atau elemen-elemen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan seperti anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan tujuan. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi. Perencanaan ini berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan seperti, anggaran penelitian, program iklan yang dijalankan, bagaimana seleksi personalia dijalankan, anggaran pengembangan produk baru dan lain sebagainya.

Dalam perencanaan suatu organisasi, rencana di uraikan melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hirarki dan sesuai dengan tingkatan struktur organisasi. Rencana memiliki dua fungsi pada setiap tingkatan, yaitu:

  1. Menyediakan sarana untuk pencapaian serangkaian tujuan dari rencana tingkatan di atasnya,
  2. Menunjukkan sasaran yang harus dipenuhi rencana tingkatan di bawahnya.

Rencana dari manajemen level atas dibuat menjadi rencana-rencana yang lebih rinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan manajemen rendah.

Tahapan Dasar dan Manfaat Perencanaan

Proses perencanaan menggambarkan mengenai serangkaian langkah-langkah yang dapat dilalui secara sistematis. Setiap tahap perencanaan umumnya selalu melalui empat tahapan berikut ini :

Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
  • Menetapkan sasaran atau tujuan. Proses perencanaan dimulai dengan penetapan sasaran / tujuan atau goal kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan. Karena tanpa menentukan tujuan organisasi, penggunaan sumber daya-sumber daya oleh organisasi akan tidak efektif.
  • Merumuskan keadaan saat ini. Manajer perlu mengidentifikasi kondisi perusahaan saat ini, sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan. Hal ini perlu dilakukan mengingat perencanaan adalah menyangkut akan waktu yang akan dicapai di masa yang akan datang. Pada tahap ini manajer memerlukan informasi-informasi terutama yang berkaitan dengan keuangan dan data statistik.
  • Membuat alternatif. Yaitu menyusun daftar alternatif cara-cara untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Daftar alternatif ini hendaknya dibuat sebanyak mungkin untuk menghindari kekosongan cara mencapai sasaran / tujuan.
  • Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan. Hal ini perlu dilakukan mengingat kita perlu mengukur tingkat kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuan. Oleh karenanya, para personil dalam organisasi perlu mengetahui faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin berpotensi menimbulkan masalah sehingga kita dapat melakukan serangkaian antisipasi terhadap hal tersebut.
  • Mengembangkan rencana. Tahap akhir dari proses perencanaan adalah meliputi kegiatan mengembangkan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajer harus bisa menilai berbagai alternatif yang tersedia dan melakukan pemilihan alternative yang tersedia tersebut.

Manfaat dan Kelemahan Perencanaan  

Perencanaan memiliki banyak manfaat yang sangat strategis, di antaranya adalah :

  • Membantu manajer untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan organisasi yang terjadi.
  • Membantu identifikasi permasalahan penting yang terjadi.
  • Manajer dapat memahami gambaran secara keseluruhan operasional organisasi.
  • Memudahkan manajer untuk melakukan koordinasi dengan berbagai elemen dalam organisasi.
  • Dapat menetapkan tujuan secara lebih khusus, terperinci dan mudah untuk dipahami.
  • Meminimunkan kegiatan yang tidak pasti dan penghamburan sumber daya yang tidak perlu.
  • Menghemat waktu, pekerjaan dan biaya.

Sedangkan kelemahan perencanaan yang mungkin saja terjadi adalah :

  • Kegiatan yang terangkum dalam perencanaan kemungkinan berlebihan yang mengakibatkan implementasinya akan mengalami stagnasi.
  • Kadang-kadang kegiatan perencanaan memiliki kecenderungan untuk menunda kegiatan.
  • Seringkali perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk berkreativitas dan berinisiatif.
  • Kadang-kadang penyelesaian untuk suatu masalah tertentu dapat diselesaikan secara baik pada saat masalah tersebut muncul.
  • Beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Teori Perencanaan

Catanese dan Snyder (1996:49)[1] membagi teori perencanaan di mana pembagian tersebut mencoba menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta cara untuk mengendalikan dan merubah sistem sosial. Dua macam teori perencanaan tersebut adalah :

Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
Cover depan buku Teori dan Praktek Manajemen
  • Teori Operasi Sistem.

Teori ini menjelaskan sejumlah disiplin akademis tradisional karena tidak ada disiplin tunggal yang mencakup seluruh aspek penting dari sistem sosial. Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang saling bergantung dengan ruang lingkup, keterkaitan dan stabilitas yang relatif tinggi (Catanese Dan Snyder, 1996:51)[2]. Ruang lingkup perencanaan berguna untuk mengukur tingkat ketergantungan eksternal, sampai sejauh mana komponen sistem tersebut tidak berinteraksi dengan komponen lain di luar sistem. Stabilitas berhubungan dengan lamanya waktu sistem tersebut berakhir tanpa adanya perubahan atau gangguan yang spesifik yang kemungkinan hanya beberapa jam untuk sistem yang berumur pendek, tetapi juga dapat berabad-abad untuk sistem tertentu. Keterkaitan mengukur ketergantungan internal, yaitu suatu batasan tingkat komponen sistem saling berinteraksi satu dengan yang lain. Suatu sistem dapat mengalami tumbuh dan berkembang. Tumbuh kembangnya suatu sistem akan membuat sistem tersebut semakin rumit. Elemen-elemen dalam sistem tersebut menjadi semakin terspesialisasi dan hubungan antar elemennya semakin bertambah baik di dalam maupun di luar sistem itu sendiri.

  • Teori Perubahan Sistem

Teori ini berbicara mengenai bagaimana, kapan, dan untuk tujuan apa perubahan itu dilakukan. Berdasarkan teori perubahan sistem, Campbell dan Fainstein (1996)[3] membaginya lagi menjadi empat teori, yaitu :

  1. Teori Rasionalisme, yaitu perencanaan dapat mengikuti model rasional setelah tujuan akhir telah ditentukan dengan jelas dan dipahami dengan baik oleh setiap personil.
  2. Teori Inkrementalisme, yaitu keputusan diambil dalam keadaan sebaris langkah-langkah yang bertambah sedikit demi sedikit menuju waktu yang akan datang dan ke arah yang tidak diketahui secara benar.
  3. Teori Utopianisme, di mana pandangan ini berusaha membangkitkan imajinasi masyarakat dan memecahkan setiap masalah dengan mengusulkan penghapusan pendekatan baru ke dalam sistem organisasi dan operasi.
  4. Teori Metodisme, yaitu teori yang menjelaskan bahwa aktivitas perencanaan yang memiliki metode perencanaan yang sudah jelas tetapi hasil akhir yang akan dicapai belum ditetapkan dan tidak dimengerti sama sekali.

[1] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.51

[2] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.51.

[3] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.52.

Perencanaan

Esensi Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Perencanaan dalam organisasi merupakan suatu kegiatan yang esensial. Karena memang fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya merupakan impelementasi dari keputusan-keputusan perencanaan.

Arti perencanaan menurut Samuel Certo (1997:134)[1] adalah “proses penentuan bagaimana sistem manajemen (organisasi) akan mencapai atau merealisasikan tujuannya”. Dalam istilah lain yang lebih formal, perencanaan diartikan sebagai “pengembangan program aksi (tindakan) sistematis yang diarahkan pada tercapainya tujuan bisnis yang disepakati melalui proses analisis, evaluasi dan pemilihan di antara peluang-peluang yang diramalkan akan muncul”.

Menurut T.Hani Handoko (2003:77) perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana tersebut dibuat.

Perencanaan dibutuhkan di semua tingkatan dan memiliki kecenderungan untuk meningkat sesuai dengan dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Perencanaan organisasi haruslah aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif. Sudah saatnya perusahaan meninggalkan cara-cara lama dalam merencanakan strateginya. Perencanaan yang reaktif adalah cara-cara yang organisasi dahulu.

 

 

 

 

Setidaknya ada dua alasan pokok pentingnya kegiatan perencanaan (T.Hani Handoko 2003:81), yaitu untuk mencapai “protekcitve benefit” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manajemen puncak menghabiskan sebagian besar waktunya untuk merencanakan rencana-rencana jangka panjang, strategis, keseluruhan organisasi. Manajemen pada tingkatan bawah merencanakan khususnya bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka waktu yang pendek.

[1] Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.110.

Manajer

Semua manajer bekerja dalam sebuah organiasasi dimana sekelompok orang yang bekerja bersama dan berkoordinasi dalam pekerjaan-pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan atau hasil organisasi di masa yang akan datang.

Membangun sistem
Membangun sistem

Keluasan arti seorang manajer diuraikan secara lebih konkret sebagai berikut :

  • Orang dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab atas hasil dari satu atau lebih orang lain. Tanggung jawab utama seorang manajer adalah memfasilitasi suatu organisasi dalam mencapai kinerja tinggi melalui pemanfaatan semua sumber daya, baik tenaga manusia maupun material.
  • Manajer adalah kepada siapa bawahan melapor. Orang-orang dalam organiasasi yaitu manajer dan bawahan adalah merupakan sumber daya manusia yang sangat penting dalam organisasi.
  • Manajer merupakan orang yang bertugas untuk menggunakan sumber daya material seperti: informasi, teknologi, bahan baku, fasilitas dan uang untuk memproduksi barang dan jasa yang dapat ditawarkan organisasi kepada para pelanggan.

Henry Mintzberg mengemukakan bahwa, manajer harus dapat menyelesaikan tugas-tugasnya melalui orang lain. Jika para bawahan bekerja dengan baik, maka organisasi pun akan memiliki konerja yang baik dan sebaliknya, jika bawahan tidak bekerja dengan baik, maka kinerja organisasi pun juga tidak baik. Bawahan akan bekerja dengan baik tergantung bagaimana manajer melakukan tugas-tugas kepemimpinannya.

Tugas Manajer

Seorang manajer dikatakan telah bekerja secara efektif apabila ia menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi dengan cara-cara yang dapat mencapai hasil kinerja yang tinggi dan tingkat kepuasan yang tinggi bagi orang-orang yang mengerjakan tugas-tugas yang dibutuhkan. Hal ini diperlukan karena, tanpa kepuasan kinerja yang baik akan sulit dipertahankan dalam jangka yang panjang.

Semua manajer menghadapi tugas dan tantangan yang sama dalam mengejar efektivitas organisasi yang dipimpinnya. Para manajer mensupervisi bawahan yang secara bersama-sama membentuk sebuah unit kerja dan pada saat bersamaan mereka melapor kepada para manajer yang lebih tinggi tingkatannya.

Mareka melaporkan kepada atasannya terhadap bagaimana peran mereka masing-masing dijalankan atau bagaimana mereka mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang telah dibebankan kepada mereka. Mereka melaporkan mengenai kinerja unit kerja yang mereka pimpin. Tugas manajerial merupakan tugas yang penuh dengan ketidakpastian, perubahan, interupsi, dan kegiatan terfragmentasi.

Para manajer melakukan tugas yang beragam. Sebagai gambaran, dalam satu hari seorang manajer mungkin harus membuat keputusan mengenai desain produk baru, mengatasi keluhan antara bawahannya, menulis laporan kepada atasan, mengkoordinasikan usaha patungan dengan seorang kolega di luar negeri, membentuk satuan tugas untuk menyelidiki suatu permasalahan dan menangani keresahan buruh.

Untuk menjalankan tugas-tugasnya, para manajer haruslah memiliki keterampilan yang memungkinkannya menjalankan tugas secara baik (Gomez-Mejia, et al, 2005:13), yaitu :

  • Keterampilan Strategis. Keterampilan ini berkaitan dengan bagaimana manajer menilai lingkungan, perumusan strategi perusahaan, pemetaan tujuan strategis, menetapkan misi, impelemntasi strategi dan kesesuaian sumber daya manusia.
  • Keterampilan Tugas. Menetapkan prioritas tujuan, menyusun rencana aksi dan implementasi, bekerja melalui struktur organisasi, mengelola waktu secara efisien dan lain-lain.
  • Keterampilan Orang. Manajer melakukan pendelegasian wewenang, mempengaruhi orang lain, memotivasi bawahan, menangani konflik, manajemen lintas budaya, kerjasama tim yang heterogen dan lain-lain.
  • Keterampilan Kesadarandiri. Manajer harus bisa melakukan penyesuaian diri, memahami prasangka pribadi dan pengendalian internal.

Manajer juga harus siap dihujani dengan surat, dering telepon, dan pihak-pihak yang ingin menemuinya. Manajer harus mampu  melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan menyiapkan rencana dalam waktu yang sangat terbatas.  Membuat keputusan yang kritis di bawah tekanan yang berat dan mampu melaksanakannya dengan baik merupakan salah satu sumber kepuasan yang sebenarnya. Para pakar dan para eksekutif yang berhasil menyatakan bahwa manajer yang efektif merupakan kombinasi dari pelaksanaan ilmu pengetahuan dan seni mengatur.

Buku Teori dan Praktek Manajemen

 

Tingkatan dan Peranan Manajemen

Tingkatan Manajemen

Teoretikus manajemen, Robert N.Antony memberikan nama untuk pembagian tiga tingkat manajemen utama, yaitu puncak, menengah dan rendah. Para mananjer di puncak hierarki organisasi, seperti presiden dan wakil presiden seringkali disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level), mengakui adanya fakta bahwa keputusan mereka seringkali akan memiliki dampak pada keseluruhan organisasi selama bertahun-tahun kemudian.

Membangun sistem
Membangun sistem

Manajer tingkat menengah meliputi manajer regional, direktur produk dan kepala divisi. Pada tingkatan ini disebut tingkat kendali manajemen (management control level). Hal ini dikarenakan manajer tingkat menengah memiliki tanggung jawab untuk menjalankan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajemen tingkat ini disebut juga tingkat taktis.

Manajer tingkat rendah meliputi kepala departemen, penyelia dan pimpinan proyek. Tingkat terendah ini disebut tingkat kendali operasional (operational control level). Hal ini dikarenakan di sinilah operasi perusahaan benar-benar terjadi.

 Peranan Manajemen

Agar organisasi dapat survive dan berkembang, maka ia harus mencapai tujuan-tujuannya. Memproduksi barang dan jasa memenuhi permintaan pasar melibatkan usaha bersama dari banyak orang. Usaha bersama ini harus dikoordinasikan dan dikelola pada banyak tingkatan yang berbeda, yaitu di dalam organisasi, antar organisasi, pada tingkatan nasional dan internasional.

Sebuah usaha bisnis dengan akses ke bahan baku, mesin, dana dan tenaga kerja akan gagal apabila tidak disertai unsur terpenting, yaitu kemampuan untuk menggunakan sumber daya tersebut secara efisien. Tidak sedikit perusahaan yang mengalami kegagalan sebagai akibat dari salah urus atau mismanajemen. Kondisi tersebut sebagian disebabkan karena tidak mumpuninya perencanaan, kurangnya wawasan atau pandangan masa depan dan mungkin saja nasib yang tidak mujur. Namun, kunci dari semua itu adalah sumber daya hanya bisa digunakan secara proporsional oleh manajer yang efektif.

Oleh karenanya, peranan dari manajemen senantiasa dipandang penting dan menonjol dalam bisnis dan masyarakat. Semua organisasi bertanggung jawab kepada orang atau pihak tertentu, apakah para pemilik (pemegang saham), kalangan masyarakat tertentu atau masyarakat secara keseluruhan. Dengan demikian, dipastikan akan ada orang atau pihak yang pada akhirnya menilai baik atau tidaknya kinerja suatu organisasi.

Manajer puncak dari suatu organisasi tentunya dengan bantuan manajer umum dan para ahli mengendalikan arah dari organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan sebaik mungkin. Hal ini terutama sekali ketika organisasi sedang menghadai masa-masa sulit. Manajemen memiliki peranan amat penting karena ia merupakan kunci bagi tercapainya keberhasilan organisasi. Kualitas dari manajemen  menjadi pertimbangan penting pada saat dilakukan penilaian atas kelayakan usaha, tingkat kepercayaan dan prospek sebuah organisasi bisnis. Harga saham merupakan salah satru cerminan keberhasilan sebuah manajemen perusahaan publik.

Manajemen, sebuah Prinsip yang Mendunia

Tidak berlebihan kiranya apabila dikataka bahwa prinsip-prinsip yang diterapkan dalam manajemen merupakan prinsip yang bersifat universal. Ia dapat diterapkan pada semua jenis organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada laba seperti perusahaan maupun organisasi yang bersifat nirlaba seperti organisasi olahraga, lembaga keagamaan, rumah sakit, atau yayasan sosial dan juga untuk berbagai tingkatan organisasi.

Tugas-tugas manajer berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Hal ini dikarenakan setiap organisasi membutuhkan penggunaan pengetahuan tertentu, berada dalam lingkungan kerja dan lingkungan politik yang berlainan dan penggunaan atau kebutuhan teknologi yang berbeda. Henry Fayol, seorang perintis bidang ilmu manajemen menyatakan bahwa “semua manajer harus memiliki karakteristik tertentu, seperti kualitas fisik dan mental yang positif serta pengetahuan tertentu yang berhubungan pekerjaan yang khusus”. BC.Forbes menekankan pentingnya persyaratan atau kualifikasi pribadi yang lebih khusus. Faktor-faktor semangat, kesungguhan maksud, kepercayaan diri, dan keyakinan akan manfaat diri merupakan karakteristik pokok dari para manajer yang meraih keberhasilan dalam karier mereka. Fayol dan Forbes sepakat bahwa unsur-unsur dasar dari keberhasilan manajemen dapat diterapkan pada semua bentuk organisasi.

Manajemen

Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata[1].

Membangun sistem
Membangun sistem

Menurut James A.F. Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan[2].

Menurut R.W.Griffin (1997:5-6), manajemen adalah serangkaian kegiatan –termasuk perencanaa dan pembuatan keputusan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian- yang diarahkan pada sumber daya organisasi (tenaga kerja, keuangan, fisik, dan informasi) yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif[3].

Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Menurut definisi ini manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaannya. Manajer tidak mengerjakan sendiri semua tugas-tugasnya[4].

Luther Gulick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja  bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan[5].

Sekalipun sampai sekarang belum ada kesepakatan universal mengenai definisi manajemen, kita dapat mendefinisikan manajemen secara lebih sederhana dimana, manajemen adalah bagaimana manajer menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Bagaimana manajer memilih tujuan yang tepat melalui serangkaian proses pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara efektif merupakan sejauh mana personil yang ada melakukan pekerjaan dengan benar melalui serangkaian kegiatan pengawasan yang sistematis dan berkesinam-bungan.

Para pemikir manajemen kontemporer menyatakan bahwa manajemen mempunyai tiga karakteristik utama, yaitu :

  • Manajemen merupakan sebuah proses atau serangkaian kegiatan saling berkaitan dan berkelanjutan.
  • Manajemen menyangkut dan memusatkan bagaimana mencapai tujuan-tujuan organisasi.
  • Dalam mencapai tujuannya, manajemen melakukan pekerjaan bersama, melalui orang-orang dan sumber daya organisasi lainnya.

 Empat fungsi dasar yang selalu dilakukan oleh proses manajemen, yaitu :

  • Perencanaan. Perencanaan (planning) berkaitan dengan pemilihan tugas-tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi, memberikan cara bagaimana tugas-tugas tersebut harus dilakukan dan memberikan indikasi mengenai kapan hal-hal tersebut dilaksanakan. Kegiatan perencanaan ini difokuskan pada pencapaian tujuan. Melalui perencanaan, para manajer menetapkan secara jelas apa yang harus dikerjakan organisasi agar dapat berhasil. Perencanaan organisasi menyangkut keberhasilan organisasi dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
  • Pengorganisasian. Pengorganisasian (organizing) adalah penyerahan tugas-tugas sebagaimana ditetapkan dalam perencanaan kepada berbagai individu atau kelompok di dalam organisasi. Jadi, organisasi menciptakan sebuah mekanisme untuk mengubah rencana menjadi tindakan. Orang-orang di dalam organisasi diberikan penugasan yang dapat menyumbang pada tercapainya tujuan. Tugas-tugas tersebut diatur sehingga hasil kerja individu menyumbang pada keberhasilan bagian-bagian, yang kemudian menyumbang pada keberhasilan divisi-divisi, dan pada akhirnya menyumbang pada keberhasilan secara keseluruhan dari organisasi.
  • Pengarahan. Pengarahan (directing) dan disebut pula dengan istilah penggerakan (actuating), pemotivasian (motivating), penuntunan (leading), atau pemberian pengaruh (influencing), berkaitan dengan orang-orang yang ada di dalam organisasi. Pengarahan adalah proses yang menuntun kegiatan-kegiatan dari para anggota organisasi kearah tujuan yang selayaknya, yaitu arah yang membantu organisasi bergerak menuju pencapaian tujuan.
  • Pengendalian. Pengendalian (controlling) adalah fungsi manajemen di mana para manajer menghimpun informasi untuk mengukur kinerja dari organisasi, membandingkan kinerja yang terjadi dengan standar kinerja yang telah ditetapkan, dan menentukan apakah organisasi harus dimodifikasi guna memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pengendalian ini merupakan proses yang terus berkelanjutan dan bertujuan mencari cara-cara untuk meningkatkan produksi melalui modifikasi organisasi.

[1] Terry, George F. dan Leslie W.Rue. 2001. Dasar-dasar Manajemen Cetakan Kedelapan. Jakarta : PT.Bumi Aksara. Hlm.3

[2] Handoko, T.Hani. 2003. Manajemen Cetakan Kedelapanbelas Edisi 2. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta. Hlm.8

[3] Sebagaimana dikutip oleh : Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.99

[4] Handoko, T.Hani. 2003. Manajemen Cetakan Kedelapanbelas Edisi 2.

Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta. Hlm.10

[5] Handoko, T.Hani. 2003. Manajemen Cetakan Kedelapanbelas Edisi 2.

Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta. hlm.11

Organisasi

Organisasi adalah “sekumpulan orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama”[1]. Dalam sebuah organisasi memungkinkan orang-orang dapat melaksanakan pekerjaannya yang jauh lebih besar daripada apabila hanya diraih sendirian.

Organisasi
Membangun sistem

Setiap organisasi setidaknya memiliki tiga unsur utama dalam pengelolaannya, yaitu :

  • Maksud, yaitu organisasi memiliki tujuan untuk memproduksi barang atau jasa yang bernilai atau bermanfaat bagi pelanggannya.

Untuk membuktikan keberadaan suatu organisasi, organisasi memproduksi barang dan / atau jasa yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan atau rekanannya.

  • Pembagian kerja, yaitu organisasi memberikan tugas yang berbeda atas setiap orang yang mana mereka bertindak baik secara perseorangan dan / atau secara kelompok.

Orang-orang dalam organisasi melakukan banyak tugas yang berbeda, jika digabungkan semua pekerjaan tersebut secara bersama, maka harus menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas. Pembagian kerja merupakan sebuah proses pemecahan tugas-tugas besar dan penugasan tugas-tugas yang lebih kecil kepada tiap individu atau tiap kelompok. Pembagian kerja ini tentunya harus dikoordinasikan satu sama lain agar bisa mewujudkan maksud-maksud bersama yang sudah direncanakan oleh organisasi.

  • Hierarki wewenang, yaitu dalam organisasi mengatur tingkatan-tingkatan posisi setiap orang dengan wewenang yang semakin meningkat.

Cara untuk merealisasikan pembagian tugas-tugas untuk tiap individu atau kelompok adalah hierarki wewenang, yaitu pengaturan para pimpinan di berbagai level atau jenjang kepemimpinan dengan kewenangan yang semakin besar dari bawah ke atas.

Hierarki wewenang ini harus menjelaskan pertanggung-jawaban kinerja untuk setiap karyawan kepada pimpinan yang lebih tinggi tingkatannya. Wewenang seorang pimpinan adalah untuk memberikan tugas-tugas dan mengarahkan kegiatan bawahan dengan cara yang dapat mendukung terwujudnya maksud organisasi.

Apa yang Dikerjakan Organisasi

Menurut J.R.Schermerhorn, Jr, organisasi merupakan “sebuah sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya dalam proses yang berkelanjutan dari transformasi masukan sumber daya menjadi keluaran produk jadi dan jasa” [2].

Dalam kaitan peranan dari umpan balik pelanggan amat penting. Tanpa kesediaan pelanggan untuk menggunakan produk yang dihasilkan organisasi, maka dalam jangka panjang akan sulit untuk memperoleh keanekaragaman masukan sumber daya yang dibutuhkan guna tetap bertahan dalam bisnis.

Hal ini dapat dimaklumi mengingat menurut pandangan organisasi sebagai suatu sistem terbuka, pelanggan ditempatkan sebagai faktor yang sangat menentukan.

 

Bentuk Organisasi

Banyak bentuk kepemilikan organisasi atau perusahaan. Pemilihan bentuk kepemilikan organisasi merupakan keputusan manajemen yang amat penting. Hal ini disebabkan bentuk kepemilikan usaha yang dipilih dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan atau kegagalan usaha yang dijalankan.

Diperlukan usaha-usaha untuk memilih bentuk organisasi dan kepemilikan yang terbaik sesuai dengan tujuan atau arah organisasi yang dibentuk. Kita harus melakukan analisis dan mempertimbangkan kelebihan dan kerugian dari setiap bentuk organisasi. Keputusan yang dibuat biasanya ditentukan atas dasar beberapa kriteria umum, sebagai berikut :

  • Jenis usaha. Perusahaan yang akan didirikan bergerak dibidang pabrikasi (manufaktur), perdagangan, atau jasa.
  • Ruang lingkup operasional. Hal ini menyangkut volume usaha dan luas wilayah yang dilayani.
  • Jumlah modal. Ketersediaan modal yang dimiliki oleh pendiri perusahaan untuk pengembangan awal dan perluasan.
  • Resiko. Maksudnya adalah sejauh mana ketersediaan pemilik untuk memikul kewajiban pribadi atas kewajiban perusahaan.
  • Tingkat pengendalian. Sampai sejauh mana pemilik menghendaki pengendalian langsung kepada karyawannya.
  • Pembagian keuntungan seperti apa yang dikehendaki oleh para pemilik usaha.
  • Umur. Berapa lama umur perusahaan yang dikehendaki pemilik perusahaan.

Macam-macam bentuk organisasi dan kepemilikan usaha dapat dibedakan atas :

  • Perusahaan perseorangan (sole proprietorship).
  • Perkongsian (general partnership).
  • Perkongsian terbatas (limited partnership).
  • Korporasi (corporations).
  • Usaha patungan (joint venture).
  • Sindikat (sindicates).
  • Koperasi (cooperatives).

Organisasi dan Lingkungannya

Dalam kerangka manajemen modern, organisasi dipandang sebagai sebuah sistem terbuka[3]. Sebuah organisasi dipengaruhi dan memengaruhi lingkungan di mana organisasi berada.

Lingkungan organisasi dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal meliputi faktor-faktor yang ada di dalam organisasi yang berpengaruh terhadap manajemen organisasi, sedangkan lingkungan eksternal terdiri atas faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dari luar batas organisasi.  Lingkungan eksternal dari sebuah organisasi pada umumnya dibedakan atas lingkungan umum yang meliputi faktor-faktor ekonomi, sosial-budaya, politik-hukum, teknologi dan alam sekitar dan  lingkungan khusus -atau bisa juga disebut lingkungan tugas- yang meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, pembuat peraturan dan serikat pekerja. Lingkungan internal meliputi faktor-faktor seperti visi-misi, budaya perusahaan, gaya manajemen, kebijakan organisasi, karyawan, hubungan antar divisi dan organisasi informal.

Perspektif dari lingkungan internal dan lingkungan eksternal dalam hubungannya dengan organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :

  • Lingkungan internal berpengaruh langsung terhadap tingkat kemampuan dalam proses yang meliputi ketiga subsistem yang ada di dalam sistem organisasi, yaitu masukan (input), transformasi dan keluaran (output).
  • Lingkungan eksternal sebagai sumber untuk pemasok dari sumber daya dan konsumen dari output. Seberapa besar lingkungan ini –termasuk berbagai elemen dan kekuatan di dalamnya- dapat mendukung organisasi akan membawa dampak terhadap operasi dan kinerja organisasi. Hubungan baik antara organisasi dengan para pemasok akan lebih menjamin kelancaran masuknya sumber daya yang dibutuhkan dan pelanggan yang merasa puas akan mendukung permintaan terhadap barang atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi.

Lingkungan Umum

Keberadaan organisasi tidak akan lepas dari kondisi-kondisi lingkungan yang melingkupinya. Lingkungan umum (general environment) terdiri dari kondisi-kondisi latar belakang dalam lingkungan eksternal yang dapat berpengaruh besar terhadap kegiatan operasional dari sebuah organisasi.

  • Elemen ekonomi, yaitu keadaan umum dari perekonomian yang berkaitan dengan inflasi, konvertibilitas mata uang, suku bungan perbankan, penghasilan per kapita, produk domestic bruto, kebijakan moneter dan fiskal, sistem perpajakan, penduduk, pengangguran, tingkat upah dan indikator-indikator ekonomi lainnya tentunya yang berkaitan.
  • Elemen hukum-politik, yaitu ideology politik, partai dan organisasi politik, bentuk pemerintahan, hukum, undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi transaksi bisnis, perjanjian dengan Negara lain, hak paten, merek dagang dan lain-lain.
  • Elemen teknologi, yaitu kondisi umum dari pengembangan dan tersedianya teknologi di dalam lingkungan, termasuk kemajuan ilmu pengetahuan.
  • Elemen lingkungan alam, yaitu kondisi umum dari alam dan kondisi lingkungan fisik.

Kondisi dalam lingkungan umum tersebut banyak berbeda antara satu Negara dengan Negara yang lainnya. Perbedaan ini akan sangat dirasakan oleh perusahaan yang beroperasi dalam skala internasional. Para manajer yang berhasil dari perusahaan ini dapat memahami berbagai perbedaan ini dan membentu organisasi dalam membuat penyesuaian operasional yang diperlukan.

Lingkungan Khusus

Lingkungan khusus (specific environment) ini terdiri atas organisasi, kelompok dan perorangan yang aktual dengan siapa sebuah organisasi harus berinteraksi agar dapat beroperasi dan berkembang. Lingkungan ini adalah bagian-bagian lingkungan sebagai konsekuensi langsung bagi perusahaan karena beroperasi dari waktu ke waktu. Lingkungan ini seringkali disebut juga sebagai lingkungan tugas (task environment), lingkungan ini berbeda untuk setiap organisasi, tergantung pada situasi dan domain operasi yang unit dari organisasi.

Begian-bagian penting dalam lingkungan khusus dari sebuah organisasi meliputi, sebagai berikut :

  • Pelanggan, yaitu kelompok, individu dan organisasi konsumen atau nasabah tertentu yang membeli barang dari organisasi dan/atau menggunakan jasanya.
  • Pemasok, yaitu pemberi sumber daya manusia, informasi, dan keuangan serta bahan mentah tertentu yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi.
  • Pesaing, yaitu organisasi tertentu yang menawarkan barang dan jasa yang sama atau serupa kepada kelompok konsumen atau nasabah yang sama.
  • Pembuat peraturan, yaitu badan-badan atau perwakilan-perwakilan pemerintah tertentu pada tingkat lokal (tingkat kabupaten, daerah (tingkat propinsi) dan pusat (nasional) sebagai penegak hukum dan peraturan yang berpengaruh terhadap kegiatan operasional organisasi.
  • Serikat pekerja, yaitu organisasi yang menghimpun para pekerja untuk memperjuangkan aspirasi para anggotanya.

[1] Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.96.

[2] Sebagaimana dikutip oleh Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.97.

[3] Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.46.